Vollständige Stellenbeschreibung: 
Vollzeit Dubai Der ideale Bewerber sollte in der Lage sein, Sitzungen und andere Aktivitäten am Arbeitsplatz effizient zu organisieren. Sie sollten in der Lage sein, ausgehende Post zu bearbeiten, Briefe an die Mitarbeiter zu verteilen und eingehende Anrufe entgegenzunehmen. Um mit den Gästen im Büro richtig umzugehen und Bewerbungsgespräche zu führen, müssen sie auch ein angenehmes Auftreten haben. Zu den Aufgaben gehört es, Besucheranfragen zu beantworten, einfache und korrekte Auskünfte zu erteilen, Telefon- und E-Mail-Anfragen zu bearbeiten, eingehende Anrufe weiterzuleiten und Probleme oder Anliegen an die zuständige Stelle weiterzuleiten, die Post, Pakete und andere Lieferungen zu sortieren und zu verteilen. für einen sicheren und hygienischen Empfangsbereich zu sorgen, indem er Protokolle, Richtlinien und Vorschriften einhält, Besprechungen und Konferenzen zu planen, Besprechungsräume einzurichten und Parkplätze für Gäste zu organisieren. Organisation von Reisevorbereitungen und -details durch Kontaktaufnahme mit dem zugewiesenen Reiseveranstalter. Bürobetrieb durch Pflege des Bestands an Büromaterialien und -geräten, Vorausplanung des Bedarfs, Erteilung von Aufträgen und Versand von Bestellungen sowie Überprüfung des Erhalts von Lieferungen Funktionieren der Maschinen durch Erfüllung der Kriterien für vorbeugende Wartung und Beantragung von Reparaturen. Bei Lieferanten/Dienstleistern holt er Angebote für Neuanschaffungen ein, handelt Preise/Geschäfte aus, gibt Bestellungen auf und verfolgt die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, indem er Transaktionsdokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, ausstehende Berichte) überprüft, Unstimmigkeiten abgleicht und sich mit der Buchhaltung über die Freigabe von Zahlungen und die Erstellung von Anträgen im ERP-System abstimmt. und führt Akten und Aufzeichnungen, Büroangestellte und Reinigungskräfte) arbeiten mit der Personalabteilung zusammen, wenn es um Einstellungsvoraussetzungen, Vorstellungsgespräche mit Bewerbern, Endabrechnungen für Mitarbeiter, Krankenversicherungsvermerke und die Koordinierung eingehender Bewerbungen geht, wozu auch die Entgegennahme aller erforderlichen Dokumente für die Bearbeitung von Reise- und Aufenthaltsvisa und/oder Umzugsaktivitäten für im Ausland eingestellte Mitarbeiter gehört. 
Qualifikationen & Erfahrung: 
Associate's oder Bachelor-Abschluss in einem verwandten Bereich. Professionelles Auftreten und Erscheinungsbild. Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. Kompetenz im Umgang mit den Programmen Word, Excel und Outlook von Microsoft. Ausgeprägtes Zeitmanagement. Fähigkeit, einen konstruktiven Beitrag zu einer Teamumgebung zu leisten und je nach Bedarf bei einer Vielzahl von Aufgaben zu helfen. Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Frühere Erfahrung in einem ähnlichen Bereich oder als Empfangsdame oder Büroverwalter. Erfahrung mit administrativen und bürotechnischen Verfahren. Beherrschung der Microsoft Office Suite. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten. Freundliches und optimistisches Auftreten.